Сосредоточьтесь на главном: что такое аутсорс и как выбрать подрядчика

Термин аутсорсинг произошел от английского словосочетания outer source using и означает использование внешних ресурсов. Услуги аутсорсинга зародились благодаря Альфреду Слоуну, руководителю General Motors в 1930-х, который ввел подобную практику для восстановления компании.

Что такое аутсорс?

Аутсорс - это передача функций и задач компании другим организациям. Чаще всего именно непрофильные задачи передаются специализированным компаниям, однако есть случаи передачи и основных функций.

С помощью аутсорсинга компания снимает с себя некоторые обязательства и экономит как финансы, так и время, сосредотачивая внимание на главных бизнес-задачах.

Важно оценивать выполненную аутсорсерами работу штатными сотрудниками. А для урегулирования спорных вопросов необходимо установить определенные правила в договоре.

Зачем и кем используются аутсорсинговые услуги?

Чаще всего аутсорсинговыми услугами пользуются компании, которым важно сконцентрировать все усилия на конкурентных преимуществах и не отвлекаться на непрофильные задачи. Отдать на аутсорс некоторые задачи могут и небольшие компании.

Аутсорс помогает в том случае, если нет возможности расширить штат, но необходима работа высококвалифицированных работников.

Например, Kodak в начале 1990-х передала все IT-задачи компании IBM. Так, IBM согласилась выполнять большую часть работы по обработке данных одной из крупнейших фотокомпаний. На момент заключения сделки, компания Kodak надеялась сократить половину расходов на передаваемые задачи.

Заменить аутсорсом можно не только один отдел, но и сразу несколько. И опять же выгоды: экономия средств на штат, использования мощностей сторонних организаций, концентрация на конкурентном преимуществе.

Компания IKEA занимается преимущественно розничной торговлей (и делает это успешно, имея несколько сотен магазинов по всему миру) и почти не имеет собственного производства, сотрудничая с множеством поставщиков. Логистику IKEA также передала на аутсорс.

Есть примеры с мировыми компаниями, которые отдали часть профильных задач на аутсорс.

Компания Ford, последовав за своим главным на то время конкурентом General Motors, сегодня производит с помощью собственных мощностей треть продукции. Оставшейся частью производства занимаются подрядчики.

Outsourcing можно встретить в мультипликации, когда известные мультфильмы создавались совсем не в тех странах,в которых были придуманы. И чаще всего это происходило из-за разницы в оплате труда аниматоров.

60 из 100 эпизодов “Утиных историй” нарисовали в Японии (TMS Entertainment), в то время как Disney в США занимался продюсированием, разработкой дизайна, созданием сценариев, саундтреков и озвучкой. Остальные эпизоды были нарисованы совместно тайваньской (Wang Film Productions) и австралийской (Burbank Films) компаниями.

Американские «Симпсоны», «Время приключений» и «Гравити Фолз» нарисованы в Южной Корее.

Выгодность аутсорсинговых компаний прослеживается и с географической точки зрения. Часто производство в третьей стране намного дешевле, чем в стране нахождения компании.

В 2004 году компания Apple закрыла свой последний завод в США и релоцировала производство в Восточную Азию. Сегодня завод есть и в Америке, но основная часть производства находится в Китае. Это позволяет Apple экономить за счет особенностей налогообложения, уровня часовой ставки, спроса и предложения на рынке труда.

Элементарно, зачем нанимать в штат юриста, для которого большую часть времени не будет работы? В таком случае лучше воспользоваться услугами аутсорсера. То же касается и бухгалтерских задач.

Суть услуг от сторонних организаций в том, что вы пользуетесь ими лишь тогда, когда необходимо. Соответственно, вы оплачиваете лишь выполненный объем работ, а не вынуждены выплачивать заработную плату и иметь дело с налоговой, нанимая очередного сотрудника.

Фриланс, аутстаффинг и аутсорсинг: разница

Понятия аутсорсинга (outsourcing), фриланса (freelance) и аутстаффинга (outstaffing) действительно похожи, ведь по каждому из этих терминов вы отдаете работу сторонней организации. Aутсорс и aутстаф досточно похожи.

Заключая договор с аутсорсинговой компанией, заказчик не ставит условия о конкретных сотрудниках аутсорсера, которые будут выполнять задачи. Главное - получить результат в нужном качестве и в нужное время согласно договору. Подобные отношения чаще всего долгосрочные.

Аутстаффинг (staff - персонал) предполагает работу конкретных специалистов из профильной компании. В таком договоре указывается сотрудник, который будет выполнять определенные задачи на выделенной рабочей позиции. В этом случае важно количество отработанных часов. Чаще всего такие трудовые отношения являются долгосрочными.

Если же вам необходимо выполнить разовую работу, не нанимая при этом новых высококвалифицированных сотрудников, подойдет фриланс. С такими специалистами чаще всего заключается договор подряда или оказания услуг, а найти их можно на специализированных площадках.

Виды аутсорсинга

Виды аутсорсинга отличаются по выполняемым задачам и могут быть не ограничены представленным списком.

• Производственный

Такой аутсорс - это возможность пользоваться производственными мощностями другой организации и направлять собственную работу в проектирование, дизайн, продажи и т.п. Производство, сборка, тестирование продукции передается подрядчику.

• Бухгалтерский

Отдать бухгалтерские задачи на аутсорс могут не только большие, но и малые организации. Такое сотрудничество позволяет снизить затраты на создание бухгалтерского отдела и может включать в себя как полное обслуживание, так и по конкретным операциям (бухгалтерский учет, составление отчетов, налоговый учет и др.)

• Юридический

Подрядчики могут быть привлечены для решения вопросов по трудовому и налоговому праву, а также во время реорганизации, ликвидации или регистрации юрлица. Услугами квалифицированного юриста можно воспользоваться не нанимая его в штат.

• IT

Обслуживание техники, создание программного обеспечения, обработка данных и все, что может быть связано с информационными технологиями - все это можно отдать на аутсорс специализированных компаниям.

• Логистический

Довольно популярный вид аутсорсинга, при котором подрядчик выполняет функции транспортировки, упаковки, маркировки и хранения. Например, современные сервисы доставки.

Как выбрать аутсорсера

Пошагово выбор аутсорс-компании можно описать следующим образом:

1. Анализ необходимости аутсорса

• Проанализируйте расходы на содержание собственного штата по выбранному направлению
• Проанализируйте стоимость аутсорса по выбранному направлению

2. Подбор аутсорсинговой компании

• Составьте список требований к подрядчику
• Изучите рынок и выберите несколько вариантов
• Проанализируйте предложение аутсорсера и отзывы его клиентов
• Выберите компанию-подрядчика и обсудите условия договора

3. Заключение договора

Все отношения между заказчиком и аутсорсером регулируются договором со следующими пунктами:

• предмет соглашения;
• количество привлекаемых сотрудников и их квалификация;
• объем работы, подлежащий выполнению;
• стоимость услуг подрядчика;
• порядок оплаты услуг;
• права и обязанности сторон;
• срок действия соглашения;
• порядок приемки услуг.

Важно указать все оказываемые услуги, так как работы вне перечня будут оплачиваться отдельно как дополнительные.

4. Организация работы с аутсорс-компанией

5. Передайте информацию по выполняемым задачам

6.Определите план работ в соответствии с договором

7. Контроль аутсорсинговых услуг

Еще на этапе обсуждения условий договора важно обозначить систему контроля выполнения поставленных задач. Это позволит в будущем выявлять ошибки, вносить корректировки в работу или своевременно прекратить сотрудничество с подрядчиком.

Плюсы и минусы аутсорса

Итак, подытожим выгодность использования аутсорсинга и его недостатки.

Преимущества аутсорсинговых услуг:

• возможность сконцентрироваться на основных задачах компании и отдать внешнему подрядчику то, что он делает лучше других;
• повышение качества дополнительных услуг или получение более качественного результата от работников с высокой квалификацией;
• использование мощностей аутсорсера, которые недоступны компании-заказчику;
• экономия средств за счет особенностей рынка труда в разных странах (географический аутсорсинг);
• гарантированно выполненная работа в срок вне зависимости от обстоятельств (например, в случае увольнения сотрудников);
• снижение обязательств перед налоговыми органами и отсутствие обязательств выплачивать заработную плату.

Среди минусов аутсорса выделим:

• зависимость от сторонней организации, необходимость введения новых сотрудников в нюансы работы компании-заказчика;
• недобросовестность и срыв сроков со стороны подрядчика;
• риск разглашения конфиденциальной информации;
• мотивация выполнять работу у собственных сотрудников выше, чем у компании-аутсорсера. На это влияет корпоративная культура.

Делая выбор между аутсорсингом и собственными силами, оцените насколько выгодно вам будет использовать ресурсы третьей компании. А если такой вид работы вам не подошел, то всегда можно выбрать другого подрядчика или вовсе отказаться от аутсорсинга.