Лучшие практики создания документации по ПО для вашей команды

Хорошо составленная документация программного обеспечения (ПО) имеет решающее значение для любого процесса разработки. Удачно задокументированные системы и код улучшают командную работу и обеспечивают долгосрочные преимущества, облегчая понимание и участие новых членов команды. Проведенный опрос GitHub в 2024 году показал, что 54% разработчиков считают, что плохая документация является одной из основных проблем при принятии новых членов команды, что подчеркивает важность четких и кратких руководств.

В этой статье мы рассмотрим лучшие практики документирования ПО, которые могут помочь вашей команде работать лучше, сократить время приема на работу и гарантировать, что проекты будут проходить гладко. Эти стратегии помогут вам сделать документацию важной и любимой частью вашего процесса разработки, от выбора правильных инструментов до организации документации, которая легко доступна.

Документация по программному обеспечению: что это такое?

Документация по программному обеспечению – это задокументированная информация о программных продуктах и системах. Обычно в таком типе документации содержится широкий спектр материалов и документов, которые объясняют функции, возможности и использование ПО.

В зависимости от предполагаемой аудитории и целей, документация по ПО может делиться на различные категории. Некоторые типы документации по программному обеспечению включают:

• Пользовательскую документацию, которая содержит информацию, полезную для пользователей ПО.
• Техническую документацию, которая предоставляет подробную информацию о технических аспектах ПО.
• Документацию процесса, которая описывает шаги и процедуры, используемые для разработки, тестирования и обслуживания программного обеспечения.

Типы и категории документации по ПО

В целом, отличной идеей является разработка руководства, которое включает в себя все необходимые данные для пользователей, чтобы они могли эффективно использовать и обслуживать ПО. Однако документация ПО может быть разделена на несколько категорий и типов, зависящих от аудитории и предполагаемого использования программы.

Основные категории документации по ПО

Для конечных пользователей полезными являются руководства пользователя, которые описывают функции и возможности программного обеспечения и дают пошаговые инструкции для выполнения общих задач. Пользователям также часто полезно предоставлять учебные пособия или другие учебные материалы для обучения использованию ПО.

Для разработчиков и других технических заинтересованных специалистов полезны справочные руководства, содержащие подробную техническую информацию о программном обеспечении, такую как его API, структуры данных и алгоритмы.

Для технических специалистов также актуальна документация по процессам, описывающая процессы и процедуры, используемые для разработки, обслуживания и тестирования ПО.

Системные администраторы и другие ИТ-специалисты часто находят полезными руководства по установке, которые объясняют, как установить и настроить программное обеспечение на различных типах систем. Кроме того, для этих специалистов важно предоставление системной документации, описывающей аппаратные и программные компоненты, составляющие систему, и взаимодействие между этими компонентами.

Главное помнить, что к каждому типу документации необходим свой подход, поскольку они нацелены на разные аудитории.

6 основных типов документации по ПО

Существует 6 основных типов документации по программному обеспечению.

1. Проектная документация

Документация, которая создается в процессе разработки программного проекта, обычно называется проектной документацией. В большинстве случаев проектная документация предназначена для команды разработчиков и других заинтересованных сторон, а не для конечных пользователей ПО.

Примеры:

• Технические проектные документы
• Планы проекта
• Спецификации требований к проекту

2. Продуктовая документация

В большинстве случаев документация продукта используется для ссылки на документацию, созданную для конкретного программного продукта. Эта документация создана для того, чтобы помочь пользователям понять и правильно использовать программное обеспечение.

Примеры:

• Инструкции
• Справочные руководства
• Руководства по установке

3. Документация процесса

Документация процесса предоставляет информацию о процессах и процедурах, используемых для разработки, тестирования и обслуживания ПО, что делает ее чрезвычайно важной для документации программного обеспечения.

Разработчикам ПО и другим техническим заинтересованным сторонам может быть полезно понять эти шаги процесса разработки программного обеспечения. Кроме того, такая документация помогает обеспечить последовательный и повторяемый процесс разработки ПО, предоставляя записи решений и действий, принятых в процессе разработки.

Примеры:

• Планы разработки
• Планы тестирования
• Планы выпуска
• Отчеты об отслеживании ошибок

4. Техническая документация

Документация, содержащая подробную информацию о технических аспектах продукта или системы, называется технической документацией. Техническая документация обычно содержит информацию о технических характеристиках и возможностях ПО, таких, как его архитектура, структура данных, алгоритмы и другие технические детали.

Техническая документация предоставляет подробную информацию о том, как работает ПО и что оно может делать, поэтому она важна для документации программного обеспечения. Этот тип документации обычно создается для того, чтобы помочь разработчикам и другим заинтересованным сторонам в технических вопросах понять технические детали ПО. Такая документация также может дать советы о том, как правильно использовать ПО. Также техническая документация может быть полезна конечным пользователям программного обеспечения, поскольку она может рассказать о функциях и возможностях ПО и помочь пользователям понять, как его использовать для достижения своих целей.

Примеры:

• Документация API – документация, которая включает в себя инструкции по выполнению вызовов и классам API.
• Документация модели данных – документация, включающая в себя информацию о структурах данных и связях, используемых ПО, таких, как сущности, атрибуты и связи, определенные в модели данных, а также примеры того, как модель данных используется ПО
• Документация архитектуры – обзор общего дизайна и структуры ПО.
• Руководство пользователя – документ, который содержит инструкции по использованию ПО.
• Примечания к выпуску – информация, описывающая последние изменения и улучшения в программном обеспечении или выпуске функций, а также любые исправления ошибок.
• README – это общий обзор программного обеспечения, который обычно представлен вместе с исходным кодом.

5. Системная документация

Системная документация – это тип программной документации, которая содержит информацию об архитектуре, компонентах и конструкции программы. Это важный тип документации, т.к. он дает важную информацию о том, как работает ПО, и может помочь разработчикам, администраторам и другим техническим заинтересованным сторонам понять систему и ее возможности.

Основная цель системной документации – предоставить техническую информацию о программной системе: архитектура системы, составляющие компоненты и модули и использованные для создания системы принципы и шаблоны проектирования. Благодаря предоставлению всей этой информации системная документация может помочь разработчикам и другим техническим специалистам понять, как устроена система, как она работает и как ее можно расширить, отладить или изменить.

Примеры:

• Руководство по устранению неполадок – это информация, полезная для пользователей, которые хотят решить распространенные проблемы или неполадки с системой.
• Архитектурная документация – это информация об архитектуре системы, включающая взаимосвязи между компонентами и модулями системы.
• Руководство пользователя – документация для пользователей, которые хотят узнать, как использовать систему. Она может содержать информацию о функциях, возможностях и ограничениях системы, а также примеры и пошаговые инструкции.

6. Пользовательская документация

Как следует из названия, пользовательская документация ориентирована на предоставление информации, которая будет полезна конечным пользователям программного обеспечения. Пользовательская документация, которая обычно написана простым, кратким и простым для понимания стилем, предназначена для того, чтобы помочь пользователям в освоении ПО.

Примеры:

• Руководства по использованию – документы, ориентированные на проблемы, которые пошагово помогают пользователям решить реальные задачи и достичь реальной цели.
• Учебники – документация, ориентированная на обучение, помогает пользователям понять концепции.
• Справочные документы – документы, ориентированные на информацию, технические описания ПО.
• Объяснения – документы, направленные на то, чтобы пользователи могли понять определенную тему.

7 главных преимуществ хорошей документации по ПО

Высококачественная документация по программному обеспечению является неотъемлемой частью любого успешного процесса разработки. Следующий список преимуществ отличной и качественной документации по ПО доказывает ее важность:

1. Улучшение адаптации и передачи знаний.

Понятная, исчерпывающая документация улучшает адаптацию и передачу знаний, сокращая время, необходимое новым разработчикам для освоения ПО. Она дает им инструкции по использованию системы, включая ее архитектуру и стандарты кодирования. Это не только сокращает процесс адаптации, но и делает более доступным для разработчиков внесение вклада без необходимости постоянного надзора.

2. Улучшение сотрудничества и коммуникации в команде.

Хорошая правильно составленная документация помогает всем сотрудникам оставаться на одной волне, независимо от того, работают ли они удаленно или в разных часовых поясах. Уменьшая недопонимание и предоставляя единый источник истины, она служит точкой отсчета для обсуждения функций, исправлений и улучшений. Это улучшает общение и сотрудничество в командах.

3. Уменьшение количества ошибок и багов

Хорошо документированный код помогает легче понять в нем логику, что снижает количество ошибок. Документация, которая подробно описывает проектные решения и ожидаемое поведение кода, помогает разработчикам избегать чрезмерной работы. Она также предотвращает ошибки, которые могут быть результатом неправильного понимания или предположений.

4. Улучшение поддержки и масштабируемости

Без надлежащей документации поддержка и масштабирование ПО становятся все более сложными по мере его развития. Хорошо документированная система помогает разработчикам быстро понять ее структуру, логику и зависимости, что делает обновления или исправления ошибок более эффективными. Это особенно важно для долгосрочных проектов.

5. Поддержка долгосрочной устойчивости

Хорошая документация позволяет легко адаптировать любого члена команды к проектам. Документация обеспечивает то, что знания не будут потеряны и легко переданы новым членам команды после ухода членов команды. Она сохраняет преемственность и позволяет следующим командам улучшать и обновлять, не начиная с нуля.

6. Помощь в устранении неполадок и отладке

Документирование поведения системы, кодов ошибок и известных проблем может значительно ускорить устранение неполадок и отладки. Она предоставляет разработчикам представление об ожидаемом потоке и помогает им быстрее обнаруживать проблемы, что увеличивает общую эффективность и сокращает время простоя.

7. Повышение качества и согласованности кода

Требование документирования кода побуждает разработчиков писать более чистый и организованный код. Это помогает гарантировать, что соглашения об имени, архитектурные решения и шаблоны проектирования будут согласованы на протяжении всего проекта, что в конечном итоге приведет к повышению качества программного обеспечения.

Подводя итог, хорошая документация ПО необходима для работы в команде разработчиков, коммуникации и устойчивости. Команды могут экономить время, избегать ошибок и настраиваться на долгосрочный успех, создавая четкие и согласованные методы документирования.

7 основных принципов эффективной документации

Эффективная документация программного обеспечения – это больше, чем просто набор заметок, это жизненно важный инструмент, который помогает разработчикам, тестировщикам и заинтересованным лицам понять, использовать и поддерживать систему. Поэтому, для того чтобы получить выгоду от ясной и практичной документации, ваша команда должна следовать нескольким основным принципам и рекомендациям, представленным в следующих разделах нашей статьи.

1. Приоритезируйте документацию в процессе разработки.

Разработчики ПО могут не видеть ценности документации или не иметь достаточно времени или опыта для создания высококачественной документации. Кроме того, создание и обновление документации по программному обеспечению может быть сложным для разработчиков, поскольку в некоторых организациях могут отсутствовать стандартные процедуры или руководства. Нанимайте технических писателей, способных повысить ценность документации вашего бизнеса, инвестируйте в соответствующие инструменты. В любом случае важно оставаться на одной волне и объяснять преимущества создания документации по ПО.

Когда разработчики и другие специалисты понимают важность документации по программному обеспечению, они могут принимать разумные решения о том, какая документация должна быть приоритетной в процессе разработки.

Вот почему создание эффективной документации по программному обеспечению необходимо сделать первым шагом в жизненном цикле разработки программного обеспечения.

2. Определите свою целевую аудиторию.

При создании документации по ПО необходимо определить целевую аудиторию и релевантность информации, поскольку именно ваши читатели будут определять содержание и стиль документации. Когда дело доходит до документации по ПО, у каждой аудитории будут свои собственные потребности и ожидания, и важно понимать эти потребности и ожидания, чтобы создать эффективную документацию.

Например, для конечных пользователей ПО, документация должна быть написана в четком и кратком стиле и должна содержать пошаговые инструкции для выполнения общих задач. С другой стороны, документация для разработчиков или другие технические заинтересованные сторон должна содержать подробную техническую информацию о ПО, такую как его API, структуры данных и алгоритмы, описывать процессы и процедуры, которые используются для разработки, тестирования и обслуживания ПО.

3. Разработайте стратегию контента.

Важно определить, как вы действительно будете создавать необходимую документацию по ПО, чтобы соответствовать аудитории и ее целям. Также необходимо определить, кто будет отвечать за ведение документации. Это может включать в себя определение необходимых инструментов и ресурсов, а также график создания и обновления документации. План также может включать процедуру проверки и пересмотра документов, чтобы убедиться, что они точны и актуальные.

Стратегия контентной документации помогает вам управлять временем, следить за ходом событий и распределять ресурсы. Она поможет вам сочетать документацию с релизами, чтобы дать вам представление о будущем.

4. Создайте свое руководство по стилю.

Также важно рассмотреть возможность создания руководства по стилю для документации по ПО.

Наличие руководства по стилю может быть полезным по многим причинам:

• Обеспечивает последовательность в процессе документирования ПО.
• Помогает установить четкий и связный тон для документации, набор стандартизированных правил и рекомендаций, чтобы избежать ошибок, противоречий и недопонимания.
• Помогает улучшить общее качество любой документации по ПО, используя стандартизированную терминология, форматирование страниц, визуальных эффектов, и др.

5. Пишите ясно и лаконично.

Лучшая документация проста в чтении и понимании. Если это возможно, избегайте использования технического жаргона и структурируйте информацию таким образом, чтобы было легко понять. Для эффективной передачи важной информации используйте простой язык, маркеры и короткие абзацы.

6. Пересматривайте и обновляйте документацию.

Важно систематически проверять документацию, чтобы убедиться, что она точна и актуальна, и при необходимости ее обновлять, отражая изменения в ПО. Для этого важно:

• Привлекать разработчиков или других заинтересованных лиц, которые могут предоставить ценные отзывы и предложения.
• Собирать отзывы реальных пользователей ПО, чтобы выявить пробелы или ошибки в документации и улучшить общее качество документации.

Все это поможет гарантировать, что документация останется точной и полезной.

7. Внедрите сотрудничество и участие команды.

Вовлекая разработчиков, дизайнеров и менеджеров по продуктам в процесс документирования, вы поощряйте сотрудничество и участие команды, обеспечивая тем самым эффективную документацию. А для точности и полноты документации, используйте инструменты контроля версий, платформы документирования и рецензии коллег.

Следуя этим принципам и лучшим рекомендациям, вы и ваша команда сможете создавать документацию, которая не только полезна, но и проста в обслуживании, гарантируя, что все получат выгоду от понятной и доступной информации.

Инструменты для документации по ПО

Инструменты для документации ПО – это специализированные инструменты, предназначенные для помощи разработчикам, техническим писателям и другим специалистам в создании, организации и управлении документацией ПО.

Причины использования инструментов для документации по ПО

Причины, по которым вы должны подумать об использовании специализированных инструментов при создании документации ПО, следующие:

• Автоматизация

Инструменты для документирования по ПО могут помочь автоматизировать некоторые повторяющиеся и трудоемкие задачи, связанные с созданием документации программного обеспечения. Например, большое количество инструментов документирования ПО могут автоматически создавать документацию из исходного кода или других типов структурированных данных.

• Совместная работа

Инструменты документирования ПО могут предлагать инструменты и функции, которые облегчают совместную работу групп над документацией программного обеспечения. Например, множество инструментов документирования ПО поддерживают процессы проверки и утверждения, контроль версий и другие функции, которые могут помочь командам работать вместе лучше.

• Доступность

Также инструменты могут упростить доступ и использование документации ПО для пользователей, разработчиков и других заинтересованных лиц. Например, многие ПО для документирования предлагают порталы онлайн-документации, инструменты поиска и другие возможности, которые позволяют пользователям быстро и легко находить нужную им информацию.

Типы инструментов документации по ПО

Для создания документации по ПО существует несколько типов инструментов.

• Инструменты для документирования исходного кода.

Эти инструменты помогают разработчикам автоматически создавать документацию исходного кода. Они могут анализировать исходный код, извлекать комментарии и другую информацию и создавать структурированную документацию в различных форматах.

• Инструменты для совместной работы с документацией программного обеспечения.

Эти инструменты помогают командам работать вместе над документацией ПО. Они могут предлагать такие функции, как управление версиями, процессы проверки и утверждения, а также инструменты для совместной работы в режиме онлайн, которые помогают командам работать вместе более эффективно.

• Порталы управления знаниями.

Эти программы предназначены для того, чтобы помочь пользователям найти и использовать документацию. Кроме того, у них могут быть функции, такие как инструменты поиска, которые помогут пользователям быстро и легко найти нужную им информацию.

• Инструменты управления знаниями.

Эти программы созданы для того, чтобы помочь организациям управлять активами знаний, такими как руководство программного обеспечения. Они могут выполнять такие функции, как управление контентом, поиск, извлечение и управление документами, которые помогают организациям управлять и получать доступ к документации по ПО.

• Инструменты для технического письма.

Эти инструменты помогают техническим писателям создавать и управлять документацией по ПО. Технические писатели могут создавать высококачественную, организованную и последовательную документацию с таких функций, как шаблоны документов, средства написания и управление контентом.

• Репозитории исходного кода.

Эти инструменты помогают разработчикам и техническим писателям управлять своим исходным кодом и другими артефактами разработки. Они могут выполнять различные функции, такие как совместная работа и контроль версий, что полезно для управления документацией по ПО.

Лучшие инструменты документации по ПО

В процессе составления документации по ПО, вы можете значительно улучшить совместную работу, организацию и доступность. В этом могут помочь следующие популярные инструменты:

Confluence

Confluence – отличный инструмент документирования в стиле вики от Atlassian для команд, которые хотят создавать структурированную совместную документацию. Он идеально подходит для Agile-команд и легко интегрируется с Jira и другими инструментами управления проектами.

Notion

Notion – гибкая платформа, которая объединяет документацию, ведение заметок и управление проектами. Команды могут создавать полные интерактивные документы, интегрировать визуальные элементы и организовывать информацию с помощью интуитивно понятного интерфейса.

ReadTheDocs

ReadTheDocs автоматизирует создание документации из файлов Markdown или reStructuredText, что делает его идеальным инструментом для технической документации и проектов с открытым исходным кодом. Он работает вместе с репозиториями Git, что гарантирует актуальность документов, когда в коде происходят изменения.

Заключение

Резюмируя, можно отметить главное: эффективная документация по ПО должна быть понятной, последовательной, актуальной и ориентированной на пользователя. Также для повышения удобства использования она должна включать возможности совместной работы, стандартизированные шаблоны и визуальные элементы. Хорошо поддерживаемая документация ускоряет адаптацию, снижает ошибки и повышает производительность команды, а инвестирование в передовые практики гарантирует, что ваша документация останется ценным активом для вашей команды и пользователей.